Ефективне планування роботи співробітників є ключовим аспектом успішної діяльності будь-якої компанії. Впровадження цього процесу у культуру організації не тільки надає кожному робочому дню більшого сенсу, а й підвищує загальну результативність праці. Відсутність чіткого планування може призвести до надмірного розкидання у завданнях, неправильної оцінки пріоритетів та зниження ефективності на тривалій дистанції.
Важливо розуміти, що планування та контроль роботи працівників тісно взаємопов’язані. Складений план дає можливість оцінити ступінь його виконання, що у свою чергу спрощує процес контролю та підвищує його ефективність.
Якщо раніше планування роботи співробітників здійснювалося з використанням традиційних методів, таких як блокнот і ручка або файл Excel, то для підвищення ефективності рекомендується вдатися до використання спеціалізованих програм для планування. Ці інструменти забезпечують єдиний стандарт оформлення та обліку завдань, що значно полегшує процес оцінки та управління роботою персоналу.
Як CRM полегшує процес планування
CRM системи відіграють важливу роль організації робочого процесу завдяки своїм функціям планування. Наприклад, у Perfectum передбачена зручна опція – відображення зайнятості співробітників. При призначенні завдання певному виконавцю можна відразу побачити, чи він чи у нього запланована відпустка або відгул. Те саме стосується і планування зустрічей – завдяки цій функції заздалегідь видно, хто зі співробітників не зможе бути присутнім на зборах.
Крім того, CRM допомагає в особистому плануванні. Кожен співробітник компанії може використовувати вбудований планувальник для відстеження майбутніх та виконаних завдань. При цьому система заздалегідь нагадає про заплановані дзвінки або ділові зустрічі.
CRM надає компаніям з різних сфер бізнесу повністю автоматизованого помічника, який щодня справляється з проявами людського чинника – програма не дає забувати про завдання та унеможливлює зрив запланованих термінів. Більше того, таке програмне забезпечення позбавляє рутини – з його допомогою легко виконувати різні робочі завдання, починаючи від заповнення документів та складання звітів, і закінчуючи надсиланням листів.
Планування з використанням CRM
Часті недоліки у плануванні особистої роботи співробітників часто пов’язані з ігноруванням необхідності систематичної фіксації завдань. Це призводить до знецінення всього процесу планування. Однак, ключовим правилом є запис кожного поставленого завдання в планувальник, незалежно від джерела надходження завдання – телефонний дзвінок, особиста бесіда, електронна пошта або месенджер. CRM надає можливість фіксувати кожне завдання, забезпечуючи повний контроль.
Ще однією поширеною помилкою у плануванні є неправильна оцінка термінів виконання роботи. Проведені дослідження показали, що передбачуваний час виконання роботи значно перевищує фактичний час. Важливо вказувати терміни виконання кожного завдання при складанні особистого плану на день або інший часовий проміжок, що сприяє рівномірному розподілу завдань та підвищує продуктивність праці.
Також важливо розставляти пріоритети у завданнях. У більшості CRM систем є можливість вказати пріоритетні завдання, що допомагає правильно організувати робочий день та підвищити ефективність роботи.
Застосування CRM система для планування робочого дня дозволяє суттєво підвищити особисту ефективність, забезпечуючи дотримання принципів тайм-менеджменту. Крім того, система забезпечує оповіщення про виконання завдання, що спрощує процес звітування та підтримує режим роботи.
Негативний ефект за відсутності планування та контролю в компанії
Дивно, що не всі компанії дотримуються обов’язкового планування справ, незважаючи на те, що його ігнорування негативно впливає на продуктивність. Іноді такі організації стикаються з низкою небажаних наслідків:
- Повна втрата контролю за робочими процесами, що призводить до хаосу в колективі.
- Збільшення прокрастинації, коли без контролю співробітники схильні витрачати більше часу на розваги та перерви.
- Зниження трудової дисципліни, починаючи із запізнень на обід і закінчуючи довільним перебуванням на робочому місці.
Усього цього можна уникнути, якщо впровадити планування та контроль як обов’язкові компоненти робочого процесу. Контроль за співробітниками може здійснюватися по-різному.
Використовуючи CRM, можна організувати як планування, а й контроль виконання завдань. Програма допомагає на різних етапах роботи над проектом одержувати об’єктивні дані про прогрес.
